Primary Care Assistant - Adjoint administratif ou adjointe administrative en soins primaires

Position Overview

Reporting to the Primary Care Manager, this role functions as a key member of the Primary Health Care Team and is responsible to manage client's overall clinical visit. The incumbent performs a variety of Administrative and Team functions and acts as the client's key point of contact with their Team. This role focuses on developing and maintaining strong relationships with clients, Team members, and other professionals through direct participation in client care activities. This role is the face of a customer service system and ensures clients consistently receive responsiveness, caring, and concern. Empathy, compassion and quality are at the core of the primary care clinic's customer service system. The Primary Care Assistant must possess excellent customer service skills to assure all clients, that they are the Team's only priority during their visit. This role requires an understanding of advanced access principles and concepts to support access and patient flow within an inter-professional environment.

This position will be responsible for arranging, managing and maintaining appointments, schedules and client (records), and site organization and environmental control. The incumbent must contribute to a respectful, safe and culturally appropriate work environment, and participate in workload sharing within their Team and the overall clinic as needed.

Aperçu du poste

Relevant du gestionnaire des soins primaires, le ou la titulaire de ce poste joue un rôle clé au sein de l'équipe des soins de santé primaires et s'occupe de la gestion de la consultation clinique globale des patients. Cette personne exerce diverses fonctions administratives, ainsi qu'au sein de l'équipe, et est le principal point de contact des patients avec leur équipe. Ce rôle est axé sur l'établissement et le maintien de relations solides avec les patients, les membres de l'équipe et d'autres professionnels, par une participation directe aux activités de soins prodigués aux patients. Ce poste permet de donner un visage au système de services à la clientèle, et fait en sorte qu'on répond constamment aux patients, et ce, avec empathie et intérêt. L'empathie, la compassion et la qualité sont au cœur du système de services à la clientèle de la clinique de soins primaires. L'adjoint administratif ou l'adjointe administrative en soins primaires doit avoir d'excellentes compétences en matière de services à la clientèle, de façon à pouvoir rassurer tous les patients qu'ils sont l'unique priorité de l'équipe durant leur consultation. Ce rôle exige une compréhension des principes et des concepts d'accès avancés en vue de faciliter l'accès et le mouvement des patients dans un milieu interprofessionnel.

Le ou la titulaire de ce poste assumera la responsabilité de l'organisation, de la gestion et du respect des rendez-vous, des calendriers et des dossiers des patients, ainsi que de l'organisation des lieux et de la surveillance de l'ambiance aux postes de travail. Cette personne doit contribuer à la création d'un milieu de travail respectueux, sécuritaire et culturellement approprié, et au besoin, participer au partage de la charge de travail de son équipe et de la clinique en général.

Experience

• A minimum of two years related healthcare experience required.
• Experience in email and computerized calendars required.
• Working knowledge of electronic medical records preferred.
• Demonstrated knowledge and experience maintaining medical records and filing systems, compiling statistics and processing personal health information.
• Switchboard/receptionist experience.

Consistent with the French Language Services Policy of the Government of Manitoba and the Winnipeg Regional Health Authority's French Language Services Policy, the WRHA is committed to offer services in French and English in designated program/service areas serving francophone communities in Winnipeg. THIS POSITION HAS BEEN DESIGNATED BILINGUAL.

This position has been designated as bilingual. If no candidates satisfy the bilingualism requirement, candidates meeting all other requirements and qualifications may be considered for the position.

Expérience

• Au moins deux ans d'expérience connexe dans les soins de santé, requis.
• Expérience dans l'utilisation du courriel et des calendriers informatisés, requis.
• Connaissance pratique des dossiers médicaux électroniques, de préférence.
• Connaissance et expérience manifestes dans la gestion des dossiers médicaux et des systèmes de classement, la compilation des statistiques et le traitement des renseignements médicaux personnels.
• Expérience à titre de standardiste/réceptionniste.

Fidèle à la Politique des services en langue française du gouvernement du Manitoba et à sa propre politique en matière de services en français, l'Office régional de la santé de Winnipeg s'est engagé à offrir ses services en français et en anglais dans des zones francophones désignées de programmes et de services. CE POSTE A ÉTÉ DÉSIGNÉ BILINGUE.

CE POSTE A ÉTÉ DESIGNÉ BILINGUE.
Si aucun candidat ne satisfait aux exigences en matière de bilinguisme, les candidats qui répondent à tous les autres critères et possèdent les autres qualités requises pourraient être considérés.

Education (Degree/Diploma/Certificate)

• Complete high school education, Manitoba standards, required.
• Successful completion of a Unit Clerk Course and/or a Medical Office Assistant Course required.
• Cardiopulmonary Resuscitation (CPR) training requirements for this position shall be in accordance with the Employer policy.
• A combination of education and experience may be considered.

Éducation (diplômes et certificats)

• Diplôme du secondaire selon les normes du Manitoba, requis.
• Cours de commis d'unité et/ou cours d'adjoint(e) de bureau médical, requis.
• Obligation d'avoir suivi une formation en réanimation cardiopulmonaire conformément à la politique de l'employeur.
• Une combinaison de formation et d'expérience peut être considérée.

Certification/Licensure/Registration

Not Applicable

Accréditation/permis d'exercer/inscription

Sans objet

Qualifications and Skills

• Must be able to speak, read and write French at the predetermined linguistic level.
• Keyboarding Speed of 40 wpm required.
• Knowledge of medical terminology required.
• Proficiency in Microsoft Word, Excel and Outlook required.
• Cultural Safety preferred.
• Mental Health First Aid preferred.
• Nonviolent Crisis Intervention training preferred.
• Demonstrated ability to effectively work as a team member and form respectful relationships with team members, other professionals, clients and the community.
• Excellent communication and interpersonal skills.
• Excellent command of the English language (both oral and written).
• Knowledge of other languages especially indigenous languages considered an asset.
• Respectful of diversity and values diverse perspectives and ideas.
• Ability to apply critical thinking for favorable client results.
• Demonstrates flexibility and adaptability through embracing and applying new practices to accomplish goals and solve problems.
• Ability to maintain confidentiality and manage private and confidential information.
• Ability to plan and organize a heavy workload, under pressure, to meet deadlines.
• Demonstrated ability to work independently, with minimal supervision and take initiative through action that favorably influences events.

Qualifications et compétences

• Aptitude à s'exprimer, lire et écrire en français à un niveau linguistique prédéterminé.
• Vitesse de frappe de 40 mots par minute, requise.
• Connaissance de la terminologie médicale, requise.
• Compétence en Word, Excel et Outlook de Microsoft, requise.
• Formation en sécurisation culturelle, de préférence.
• Formation en premiers soins en santé mentale, de préférence.
• Formation en intervention immédiate non violente, de préférence
• Capacité manifeste à travailler efficacement en équipe et à établir des relations respectueuses avec les membres d'une équipe, d'autres professionnels, les patients et la collectivité.
• Excellentes aptitudes en communication et relations interpersonnelles.
• Excellente maîtrise de l'anglais (à l'oral et à l'écrit).
• Connaissance d'autres langues, notamment de langues autochtones, considérée comme un atout.
• Respect de la diversité et valorisation d'idées et de points de vue variés.
• Aptitude à appliquer la pensée critique, en vue de l'obtention de résultats favorables pour les patients.
• Faire preuve de souplesse et d'adaptabilité par l'adoption et l'application de nouvelles pratiques permettant d'atteindre les objectifs et de résoudre les problèmes.
• Aptitude à respecter la confidentialité et à traiter adéquatement les renseignements personnels et confidentiels.
• Aptitude à planifier et organiser une lourde charge de travail, sous pression, et à respecter les échéances.
• Capacité manifeste à travailler de façon autonome, sous un minimum de supervision, et à prendre des initiatives par des interventions favorables au bon dénouement des situations.

Physical Requirements

• Must be able to do moderate lifting and a moderate amount of walking.
• Must be able to function effectively in a fast-moving environment with frequent interruptions.

Exigences physiques

• Capacité de soulever des poids modérés et de marcher modérément.
• Capacité de travailler de façon efficace et indépendante dans un environnement qui évolue rapidement et dans lequel il y a des interruptions fréquentes.